飯塚地域雇用創造協議会
JCBの決済ソリューションで経理業務にかかる時間が半減！
地方創生の鍵を握るDXを実証できる組織へ
企業概要
企業名：飯塚地域雇用創造協議会
業種：公共機関
従業員数：5名（3名の事業推進員と2名の市役所職員）
飯塚地域雇用創造協議会は、福岡県飯塚市や市内の商工団体によって2019年に設立された組織で、厚生労働省の委託を受けて地域雇用活性化推進事業を行っています。地域の魅力発信や地元企業のDX推進などを担い、飯塚市における雇用創出促進や人材開発の支援などに取り組んでいます。
事業推進員
假屋 静佳様
竹内 春香様
こちらの企業が導入しているソリューション
導入した背景
導入前の課題
- 毎月の銀行振込の件数が多く、経理担当者の負担が大きい
- 支払方法の異なる領収書や請求書が多く、都度、事務局である市役所へ経理利用の決裁取得をする手間が発生
- 企業へDX化を推進する組織でありながら組織内の支払い業務が非効率
導入効果
- カード払いに切替したことで経理業務にかかる時間が半減され基幹業務に注力できる時間が増加
- 経理利用をカード払いにまとめたことで、市役所へ決裁取得をする手間が集約され効率化
- DX推進に必要なクラウドサービスの契約が容易となり様々な実証が可能になり企業への推進も自信を持って行えるように
導入の決め手
- JCBの営業担当者による導入前の的確なヒアリングと提案
- 課題に応じた幅広いソリューション提供
- 市役所で導入実績があり導入効果を感じていたことで信頼感あり
インタビュー内容
地域に根付いたのちに課題となったのは経理業務の煩雑さ
——まず協議会がどのような事業体なのか、教えていただけますか。
假屋 静佳様（以下、敬称略）：私たちの飯塚地域雇用創造協議会は、2019年に設立された組織です。厚生労働省から受託した地域雇用活性化推進事業を3ヵ年計画で実行し、飯塚市内の企業のDX推進支援や人材育成を通じて、地域の雇用創出を目指しています。
主な業務としては週3回程度、飯塚市内の企業を対象にDXを中心としたセミナーを開催するほか、求職者に向けたデジタル人材育成セミナーなども実施しています。もちろん、そこで育成した人材と企業とのマッチングもねらいのひとつです。
竹内 春香様（以下、敬称略）：協議会は5名（3名の事業推進員と2名の市役所職員）により運営しており、セミナーの企画担当、経理業務担当、飯塚市役所との連携窓口などと役割が分かれています。それぞれが外部から採用された異なるバックグラウンドの持ち主で、假屋は2022年度から、私は2023年度から着任しています。
——当時の組織運営における課題を教えてください。
假屋：経理業務の非効率さが大きな課題でした。私たちが引き継ぐ以前の最初の3ヵ年は、コロナ禍において協議会の役割や存在を地元企業に知っていただくことが最重要課題であり、次のステップとして業務の効率化に我々が取り組んだ形です。
当時は支払いの大半が銀行振り込みで、銀行へ赴く回数も多かったです。また、外回り専属のスタッフがいましたが、経費精算に関しては移動に使うETCカードとガソリンカードが用意されていた程度だったので、日々の精算作業だけでもかなり大変でした。
DX推進を担う組織として自らの業務改革を決意
——新たな3ヵ年に入るにあたってどのような改革を行ったのでしょうか。
假屋：私たちは市内企業向けにDXセミナーを多く開催していますが、一般的に講師として説明してくださる方々が紹介する成功事例は、都市部の有名企業や大企業が登場するケースが多いです。あるとき、地方の中小企業がそのまま真似しても、ミスマッチに終わることがあると気づきました。
そこで、まずは私たち自身が、自分たちでセミナーに登場したツールを実際に導入して、使ってみることを徹底したのです。たとえば、「簡単にノーコードでアプリが開発できる」というサービスでも、実際に使ってみると、「セミナーで聞いてすぐ使えるほど簡単ではないぞ」などと初めて分かります。反対に「こうした知識がある従業員がいるあの会社なら使いこなせそうだ」という予測もできるようになるわけです。
このように、同時に私たちがDXを推進するにふさわしい組織であるよう、自分たちの業務改善に取り組もうと考えました。
竹内：こうした実体験が血肉となって、セミナーの際に「このツールを導入する際は、こういったスキルを持った人材が必要です」「この規模の企業であれば、このような使い方が現実的です」といった、生の情報を届けられるわけです。その結果、より具体的なアドバイスができるようになったと思います。
JCBから2つ決済手段の使い分けを提案
——実際に、自分たちの業務改善に取り組もうと考える中で、経費精算についてのDX、業務改善はどのように進められたのでしょうか。
假屋：まず決済をクレジットカードやインターネットサービスに移行していく方針を立て、その一環としてJCBコーポレートカードとパーチェシングサービスを導入しました。すでに飯塚市役所でJCBコーポレートカードを導入していたので、新規導入がスムーズに進むだろうと予測できました。また、内勤用のパーチェシングサービスと外回り用のコーポレートカードという使い分けの提案をJCBさんから受け、これなら業務特性に応じた効率的な運用ができると判断しました。
JCBコーポレートカードと併用するパーチェシングサービスの最大の魅力は、物理的なカードが存在しないことです。たとえばクラウドサービスの契約などをカード番号のみで決済できるのは、以前のような「カードを持っている人が外出中は手続きができない」といった問題もクリアになるため便利です。
竹内：実際にコーポレートカードはイベント等で急遽必要になった消耗品や備品購入など、スポットで発生する支払いに使用しています。一方で、パーチェシングサービスは固定費、つまりサーバー代やクラウドサービスの利用料など毎月定期的に発生する支払いに使うように定めました。
——導入後の変化や成果についてお聞かせください。
竹内：伝票の件数を大幅に減らすことができました。協議会の事業は国からの受託により運営しているため、支出には必ず市の事務局の決裁が必要です。現金支払いで領収証をもらうときは1回の支払いに対して1枚ずつ伝票を作成し、その都度決裁を受けていました。しかしカード決済にして、複数の明細が1枚で出力できるようになったことで、月1回「今月はこういった支払いがカードで落ちます」とまとめて決裁すれば済むようになりました。協議会と市の職員の双方で無駄な業務を減らすことができています。
假屋：経理業務にかかっていた時間が、2分の1に圧縮できたことで、経理担当者も基幹業務であるセミナー運営などのサポートに回れるようになりました。具体的には、経理業務と基幹業務の割合が8：2だったものが5：5になり、より良いセミナーの開催、ひいては地域雇用活性化に好影響を与える大きな効率化になっています。
人員を増やすことができない我々のような団体において、限られた人員で最大の成果を出すには、一人ひとりの業務の効率化、時間あたりの仕事量を増やすしかないため、こうした業務改善は重要です。小さい事例かもしれませんがまさにDXの実践です。こういった業務改善の積み重ねが、組織全体の生産性向上につながることは、セミナーでも伝えていることです。
クラウドサービスを試すためのハードルを下げてくれた
竹内：このような私たちの活動を陰で支えてくれている、パーチェシングサービスの存在は非常に大きいと断言できます。パーチェシングサービスで利用料金がスムーズに支払いできることにより、私たちが次々に新しいサービスを試すときの事務的、心理的なハードルが下がったので、業務の機動力が生まれています。結果として、より実践的で説得力のあるDX支援ができるようになったと考えています。
印象に残っているのは、ビジネスチャットツールの導入です。協議会でまず契約して使用し、「これは飯塚地域でも使える」と判断したので、チャットグループに地元企業の皆さんを招待して、さまざまな情報交換ができる場を作りました。使い方が分からず、スマートフォンにアプリを入れるところからフォローした方がいるのですが、結果的に今では一番活発にツールを使って、情報収集に役立てられていらっしゃいます。
私たちがツールを使った感想を伝えることで、セミナーの内容もブラッシュアップされていると感じています。講師から「基本を伝えるセミナーで、これほど踏み込んだ意見や提案を受ける機会はなかなかない」と言われたこともあります。
——企業の皆さまの反応はいかがですか。
假屋：DX推進が働き口を減らすのではないかと言われていた頃に比べると、企業の皆さんの意識が大きく変わってきており、DXは単にツールを導入することではなく、会社の風土や働き方を変えていくことだと理解していただけるようになってきました。最近は業種に関係なく企業同士がつながり始め、ある会社の取り組みが別の企業にも共有される循環が生まれてきています。
——今後の展望についてお聞かせください。
竹内：今回の取材を受けるにあたって見直したのですが、職員に支給されている携帯電話料金など、まだ銀行振込で処理している支払いも、カード決済への移行を検討していきます。DXに終わりがないように、決済の効率化も継続的な課題として取り組んでいきたいです。私たち自身の生産性向上は、本来のミッションである地域のDX支援を軸とした新たな雇用創出に、より多くの時間を割けるようになると考えています。
假屋：企業の皆さまからは、よく「DXを何から始めればいいか」という質問も受けます。DXには必ずしも大がかりな投資が必要なのではなく、私たちのように決済手段を変えるところから始めるのも一つの方法かもしれません。パーチェシングカードの導入は、新たなクラウドサービスとの出会いにつながり、経理業務の効率化も実現できました。そして何よりも、柔軟に変化できるというマインドが私たちの中に育っているように感じています。
地方都市のDXは派手な取り組みではありませんが、一つひとつの小さな改善を重ねていくことが大きな前進につながると実感しています。
