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個人事業主は必見!経費にできるものとは?節税対策についても解説

個人事業主は必見!経費にできるものとは?節税対策についても解説

個人事業主になって間もない方の中には、「経費はいくらまで計上できるのか?」「どんなものが経費として計上できるのか?」など、経費について知りたい方も多いのではないでしょうか。
個人事業主は、事業運営にかかった費用を経費として、売上から差し引いて所得税を抑えることができます。正しく納税し、事業の無駄を減らして節税するためにも、経費になるものとならないものを正しく知っておきましょう。ここでは、経費計上のメリット・デメリット、経費になるか・ならないかの判断方法、経費計上による節税効果など、個人事業主が迷いがちな経費について、詳しく解説します。

目次

個人事業主の経費とは?

個人事業主の経費とは、事業を行う上で発生した支払いのことです。例えば、仕事先に移動したときの車のガソリン代は経費になりますが、家族でレジャーに出掛けたときのガソリン代は経費になりません。
また、自宅を事務所として利用している場合、自宅の光熱費やインターネット料金を経費に含めることもできます。さらに、賃貸住宅であれば、家賃も経費計上可能です。ただし、これらの費用のうち経費にできるのは、事業に使用した分のみで、プライベートで使用した分については対象となりません。

個人事業主が経費を計上するメリット・デメリット

個人事業主による経費の計上はメリット・デメリットがあります。両者を詳しく把握して、経費にすべきかどうか的確に判断しましょう。
経費計上の大きなメリットは税金を安く抑えられる点です。個人事業主の場合、売上から経費を引いた残りが事業所得となり、そこに所得税がかかります。事業に関係するさまざまな出費を経費計上することで、税額を最小限に抑えられます。支払うべき税金が安ければ、その分手元に多くのお金が残り、経営しやすくなるでしょう。
一方、経費計上のデメリットは、計上した額が多すぎたり、正当な経費だと証明できる書類がなかったりすると、脱税などが疑われ、税務署から調査される可能性がある点です。領収書やレシートなど、経費として支払った証明となる書類は必ず残しておきましょう。また、経費が多すぎると黒字収支で締められなくなり、銀行からの融資額が減る可能性もあります。

判断に迷う経費

判断に迷う経費

個人事業主の経費になるものの中には、判断に迷うものも多くあります。個人事業主の経費は、法人とはルールが違う部分もあり、そもそも、プライベートとの切り分けが難しいシーンも少なくありません。仕入れにかかった金額や名刺の作成代金のほか、出張先までの交通費やホテル代などは、経費にすることができるでしょう。しかし、出張中の飲食代は、経費にしてもいいものでしょうか。そこで、判断に迷う経費について、経費になるか・ならないかを説明します。

個人事業主の経費として計上できるもの

判断に迷う費用は、事業に関係があるか、その証拠が出せるかどうかで判断しましょう。経費として計上できる場合が多い費用には、次のようなものがあげられます。

仕入れ

商品を仕入れた代金は場合により経費に計上できます。ただ、仕入れに使用したお金をそのまま経費にはできません。経費になる仕入れ額は売上に対応する売上原価であり、仕入れた商品が売れた場合に、その原価を経費として計上できます。

消耗品費

仕事に必要な機材・消耗品などにかかるお金も経費として計上できます。パソコン関連の機材やオフィスの備品など多くのものが該当しますが、税込みで10万円未満の物品でなくてはなりません。10万円以上かけて購入した場合でも、使用可能期間が1年未満であれば経費としての計上が可能です。

広告宣伝費

チラシや新聞などに載せる広告や求人広告、ポスティングなどの費用を経費に計上できます。掲載された日に使用された経費として計上されるため、雑誌のような出版までに時間が空くタイプの媒体では注意が必要です。

旅費交通費

打ち合わせ・営業・出張など事業に関わる理由で移動した際の費用です。電車・飛行機・タクシーなどの公共交通機関だけでなく、自動車での移動時にかかるガソリン代や有料道路通行料なども該当します。

水道光熱費

オフィスで使用する水道や電気、ガスなどの料金も経費として計上できます。自宅を事業のオフィスとしても使用している場合、仕事で使っているスペースに応じて家事按分して経費を算出、計上します。

通信費

インターネットや電話などの利用に必要な通信費も経費に計上可能です。水道光熱費と同様に、仕事で使っている時間から家事按分して経費を仕分けられます。郵送費やはがき・切手の代金も含まれます。

飲食代(条件付き)

飲食代は、すべてが経費になるわけではありませんが、事業に関係があると説明できれば、経費にすることができます。例えば、「取引先とのアポ時間が1時間空き、その間に仕事をするためカフェに入った」「取引先とランチミーティングをした」といった場合の飲食代は、経費として認められることが多いようです。

友人との飲み会や家族で外食をした費用などは、プライベートな費用とみなされ、経費にはできません。また、営業先に向かう途中で食べたランチ代も、事業には直接関係がないため、経費にするのは難しいでしょう。

慶弔金

取引先で不幸があった際の香典や、結婚式に呼ばれた場合の御祝儀は経費にすることができます。この場合、領収書がもらえないので、出金伝票に「誰に」「いつ」「いくら」支払ったかを書いておきましょう。招待状などがあれば、それもあわせて保管しておいてください。

とはいえ、慶弔金はいくらでも経費にできるわけではありません。常識の範囲を超えた金額を慶弔金として申告した場合、税務調査が入って「認められない」という結果になる可能性もあります。

事業に関連する団体の年会費

個人事業主は、国民健康保険組合加入のためや、業界の情報を手に入れるためなど、さまざまな理由で各種業界団体に加入することがあります。このような業界団体に支払う年会費などは、すべて経費に計上することができます。

出張時の朝食代(宿泊代に含まれる場合のみ)

出張の際、交通費や宿泊費を経費にすることができます。一方、出張中の食事代については、基本的には「出張をしなくても必要な費用(事業を営んでいなくても発生する費用)」とみなされ、経費にすることができません。しかし、ホテルの中には、朝食チケットが宿泊費用とセットになっているところがあります。このような場合、朝食代を引いて経費にする必要はありません。
朝食代金が含まれていたとしても、宿泊代として経費にすることができます。ただし、「スイートルームに泊まった」「豪華な夕食付きプランを予約した」といった場合には、事業の範囲を超えているとみなされ、経費計上できない可能性が高いでしょう。

このように、経費になるかならないかには、はっきりとした線引きがなく、「常識の範囲でOK」というものがたくさんあります。経費になるかどうか迷ったときは、「◯◯という理由で事業に必要な経費」と、税務署に対してはっきり理由を説明できるかどうかで判断しましょう。

個人事業主の経費として計上できないもの

個人事業主の経費として計上できないもの

先ほど、事業に関わる費用は計上できると説明しましたが、中には「これは事業に関わる費用では?」と思うようなものでも、不可になる費用があります。とくに、企業では経費に計上できても、個人事業主では不可の場合が多く、企業で働いた経験がある人や、企業の経費に詳しい人は迷ってしまう可能性があります。
経費にできない費用のうち判断に迷いやすいものを以下で紹介します。

福利厚生費

企業では、従業員の福利厚生にかかる費用を経費とすることができます。しかし、個人事業主は、福利厚生費を計上することができません。福利厚生費は従業員の生活向上や労働環境改善に使われる費用であり、個人事業主は従業員とはいえないことが理由です。

健康診断費

労働安全衛生法では、従業員に健康診断を受けさせることを義務づけており、企業では健康診断にかかる費用も経費にすることができます。しかし、個人事業主の健康診断は法律で義務づけられているわけではなく、任意です。そのため、健康診断や人間ドックの費用は自費となります。

事業主のための支払い

個人事業主は法人と異なり、事業主自身が受け取る給与を経費に計上できません。法人では「役員報酬」として経費にできる一方で、個人事業主は売上から経費を差し引いた残りが所得になります。福利厚生費や健康診断費、国民健康保険料なども同様です。

家庭用の支払い

自分の家をオフィスとして使用している場合、事業と関係ない家庭用の支払いは経費に含めません。事業に使っている分の家賃・光熱費・ガソリン代などを家事按分して経費に計上します。業務時間外にお湯を沸かしたり買い物のために車に乗ったりした費用は自費で支払いましょう。

10万円以上のもの

取得金額が10万円以上の事業資産は経費でなく「固定資産」として計上します。建物・車両・機械などが該当しやすく、計上後は法定耐用年数に則り決算期に減価償却費として計上していく必要があります。

個人事業主と生計をひとつにする家族・親族への支払い

給料は、通常経費にすることができます。ただし、個人事業主が自分と生計をひとつにする家族や親族に手伝いの対価を支払った場合、原則として経費にすることができません。これを認めてしまうと、「個人事業主の夫が妻に給与を支払ったことにして売上を全額経費にする」といったことが簡単にできてしまいます。ただし、「青色事業専従者給与に関する届出書を税務署に提出する」「給与を支払う相手は1年の半分以上事業の手伝いをしている」などの条件を満たすことで、家族への支払いを経費として計上できるようになります。

なお、白色申告をしている場合、この制度を使うことはできません。しかし、生計をひとつにする家族・親族が事業を1年の半分以上手伝っている場合に関しては、「事業専従者控除」という控除を受けることができます。年間の控除額は事業主の配偶者が事業を手伝っている場合で86万円、配偶者以外は1人につき50万円です(2020年4月現在)。

※白色申告とは、2種類ある確定申告のひとつで、複式帳簿による帳簿の必要がなく青色申告よりも対応が簡単ですが、節税のメリットがありません。

家事按分とは?

家事按分とは、生活費と経費が混在している支払いについて、いくらが経費でいくらが生活費なのか分ける行為です。例えば、事業とプライベート半々で利用しているスマートフォンの月額料金が5,000円だった場合、50:50で家事按分を行い、2,500円を経費として計上します。

家事按分の対象となるのは、光熱通信費や家賃などのうち、事業用としても使用しているものです。按分比率に法的な決まりはないため、「どのくらい使用しているか」を考えた上で個人事業主自身が比率を定めます。

家賃の場合は、使用している面積や、光熱費、通信費、使用日数などを目安に、按分比率を決めることになります。仮に、自宅兼事務所や光熱費などが配偶者名義の契約であっても、事実として事業で利用しているのであれば経費計上が可能です。

なお、一度決めた比率は、基本的に変更しません。月によって多少の違いがあるかもしれませんが、平均値から比率を算出してください。

個人事業主の経費はいくらまで計上できる?

個人事業主が計上できる経費に上限はありません。事業に関わり経費として認められる費用であれば、原則的にはいくらでも経費として計上できます。しかし、現実には経費として認められるためには使用する場所・頻度・目的・金額などが重要になります。あまりにも多くの費用を経費に含めていると税務署に脱税の疑いをかけられるかもしれません。売上に対して常識の範囲から外れた金額の経費が計上されていると、私用で使った費用を事業用と偽っていると捉えられる恐れがあります。「売上100万円で交際費を100万円使用した」「売上20万円で交通費を20万円使用した」など、売上額と経費バランスが不自然になるケースは要注意です。 事業費用を経費に計上するときは必ずレシートや領収書を受け取り保管しておきましょう。一緒に使用目的を記載しておくとさらに安心できます。

経費計上するために必要なものとは?

経費を計上するためには「この費用が事業目的である」と証明できるような証拠が必要です。一般的に証拠として用いられるものはレシートや領収書で、費用を支払ったときに受け取って保管しておきます。個人事業主として活動するならば、普段から捨てたり断ったりせずに必ずもらって保管しておく癖をつけましょう。現金払い以外の方法で支払うときはそれぞれの方法に対応した証拠を用意します。クレジットカードなら利用伝票を、銀行振込なら振込明細・請求書・納品書などを使用しましょう。また、 ウェブサイトで商品を購入した場合、取引画面や注文確認メールのプリントアウトも、領収書として利用可能です。
領収書などがもらえない、あるいは紛失した場合は出金伝票が利用できます。市販の用紙に日付・利用先の名称・金額・目的やサービス内容を記載して保管します。出金伝票を使うことが多い交通費では出金内容を裏付ける業務日報の保管も必要です。現金で支払った場合は現金出納帳にも記載しておくとしっかりした証拠になります。

経費計上で節税効果を高める方法

経費の計上は節税の効果がありますが、いくつかの工夫によりさらに節税効果を高められます。手間を惜しまず工夫を凝らしましょう。

青色確定申告を行う

個人事業主の確定申告には、「青色申告」と「白色申告」の2種類の方法がありますが、このうち節税になるのは青色申告です。青色申告をしておくと最高65万円の特別控除があり、減価償却する際にも特例を受けられます。青色申告の実施には多くの書類を用意して税務署に提出する必要があります。毎年期限もあるため、新規開業するならば開業届と同時に申請しましょう。

必要経費を多く計上する

税金を減らすためには所得を低く抑える必要があります。事業に関連するものを多数経費に計上しましょう。不自然に多くの経費が計上されていると脱税を疑われる恐れがあるため、領収書の保管や丁寧な記帳などを欠かさないようにしましょう。

減価償却の特例を利用する

取得金額が10万円以上の事業用資産は、固定資産として、通常、物品ごとに定められた耐用年数にわたって分割して計上していきます。中小企業以外の法人の場合は、法人税法の特例に従い、20万円未満の固定資産について、3年かけて均等に分割し、計上することが可能です。
一方、中小企業や個人事業主は、特定条件を満たし、青色申告決算書に必要事項を記入すれば、「少額減価償却資産の特例」を受けることができます。この特例を利用すると、10万円以上30万円未満の減価償却資産を取得した際、一括で経費として計上できるため、より節税につながります。条件は「青色申告をしていること」「資産の購入価格が30万円未満」「資産の年度内の合計額が300万円未満」となっています。

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個人事業主の経費は原則を知れば怖くない

支払った費用が個人事業主の経費になるかどうかの判断は、「事業を営むのに必要かどうか」という原則を守っていれば、大きく間違えることはないでしょう。
とはいえ、経費になるかどうか、グレーな部分が多いことも事実です。経費処理をする上で不安なことは、税務署に確認するのが確実です。

注意事項

本ページ記載の内容は2021年6月現在のものです。
また記載内容は予告なく変更となる場合があります。

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