出張旅費規程とは、出張に関するルールをまとめたものです。交通費や宿泊費、出張手当などに関することのほか、出張時のルールなども記載します。
出張の機会がある企業は適切な経費の利用や、万が一のトラブル発生時のために、出張旅費規程を作成しておくのがおすすめです。

出張旅費規程とは

出張旅費規程とは、宿泊費や交通費などの旅費や日当、注意点といった、出張に関する基準・ルールをまとめたものです。
出張で発生する費用は、出張旅費規程に則って精算します。

就業規則との違い

就業規則は、労働条件などを従業員に周知してトラブルを防ぐためのルールです。「パートタイマーなどを含め常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則を作成し、その事業場を所轄する労働基準監督署長に届け出ること」と労働基準法で定められています。
出張旅費規程の作成は法律で決められていませんが、就業規則の一種であり、10人以上の労働者がいる場合は就業規則の作成義務を満たすため、作成・届出が必要です。
一方、10人未満の場合は作成・届出不要ですが、出張旅費規程を作成・周知しておくと、基準の統一やトラブルを防ぐことにつながるでしょう。

出張旅費規程を作成する目的・メリット

出張旅費規程を作成する目的とメリットは、次の通りです。

出張旅費に関する経費の基準を設ける

出張旅費規程を作成することで、出張旅費に関する経費の基準が作成できます。
支給金額を固定し、上限を設けることによって、従業員ごとに支給金額が異なるなどの不公平を防げます。

従業員の安心感・安全管理につながる

出張旅費規程に支給項目、支給金額を記載することで、従業員は「自己負担をしなければならない」という不安が軽減されます。
また、出張旅費規程には経費に関することのほか、緊急時の対応方法も書かれることが一般的です。滞在先で事故やトラブルが発生したときの対処法や緊急連絡先を記載しておけば、万が一の場合でも従業員がルールに沿って対応しやすくなります。

経費削減が期待できる

経費の支給額、上限額を定めることで、必要以上の高額な経費を請求されることを防げます。
出張旅費規程がない場合、宿泊はビジネスホテル以上を選ぶ、移動は新幹線グリーン車や短距離でもタクシーを常用し高額な交通費になるなど、費用が膨らみやすくなります。ルールを設けることで、経費を削減する意識をもてるでしょう。

節税につながる

宿泊費や交通費といった出張にかかる経費は非課税です。経費が出張に必要だと示すには、出張旅費規程を設け規程の範囲内で出費した証拠を残す必要があります。
また、従業員が受け取る日当も非課税です。日当が非課税所得になれば、所得税や住民税が差し引かれません。これにより、会社、従業員の双方がメリットを享受できます。
不正利用防止や、現金の立替作業による負担軽減を重視するのであれば、法人カードの発行も検討してみてください。
出張旅費規程を作成することに加え、出張に関連する費用を現金払いから法人カードにすることで、滞在先での支払いや経費精算がより便利になるでしょう。

出張旅費規程の作成方法・手順

ここでは、出張旅費規程の作成方法を紹介します。
初めて作成する場合は、社労士や税理士などに相談してみてもよいでしょう。

文書作成ソフトを使って作成する

出張旅費規程は、文書作成ソフトを使用して作成しましょう。文書作成ソフトを使用することで、必要に応じて更新しやすい、電子申請で就業規則の届出ができるといった2つのメリットがあります。
出張旅費規程は従来、窓口や郵送で書類を提出する必要がありましたが、PDFデータであれば電子申請による提出が可能になりました。インターネットの環境があれば、24時間いつでも「e-Gov」による電子申請ができます。これにより、届出のために労働基準監督署へ行く必要がなく、郵送費用の削減にもつながります。
出張旅費規程は、インターネット上に公開されているサンプルを参考にしたり、テンプレートを使ったりして就業規則とフォーマットを揃えて作成しましょう。インターネット上のものをそのまま使用するのではなく、自社にあわせた内容に書き換えることが大切です。

出張旅費規程の作成から周知までの流れ

一般的な企業における、出張旅費規程の作成から従業員への周知までの流れは、次の通りです。なお、企業の規模などによって内容が変わる場合があります。

特に10人以上の労働者がいる場合は、出張旅費規程を作成するだけではなく、労働基準監督署に提出する必要があります。
初めて出張旅費規程を導入する場合は、導入当初にミスや、経費の報告漏れなどが起こる可能性があります。ミスやトラブルの軽減のためにも、従業員を集めて、ルールが決まったことや、不明点の窓口を周知しておくことが必要です。

出張旅費規程の必要項目

ここでは、出張旅費規程に記載する必要項目を紹介します。

出張旅費規程の目的

はじめに、出張旅費規程の目的を記載します。この出張旅費規程に書かれているルールが、社内規則に則っているものだと明記しましょう。

出張の定義

出張、国内出張、海外出張の定義や出張旅費規程内にある用語の解説などを記載します。「遠方」や「長距離」など曖昧な表現は避け、片道◯km／所要◯時間など具体的な数値を設定しましょう。

出張旅費規程の適用範囲

適用範囲では、この出張旅費規程がどの従業員に適用されるかを記載します。

出張命令・計画・時間

出張命令とは、誰の指示によって命じられているかといったものです。
また、出張報告の期日や、明確な出張計画を作成して承認を得なければならないこと、労働時間や代休に関することも記載しましょう。

交通費・宿泊費・日当など各種費用や計算に関すること

日当や交通費などは1日あたりいくらで、いつ支給するのかを説明します。たとえば、「宿泊を伴う出張でのみ、1日◯円を支給する」といったものです。
各種旅費の例は、次の通りです。

また、何を使って支払いをするのか、どのような方法で経費精算の手続きを行うのか、領収証書の取り扱いなども記載します。

事故・トラブルなど緊急時の対応

出張中に交通事故が起きた、災害が発生した、ケガや病気になったなど、トラブルが発生したときにどうすればよいかも記載しましょう。事故やトラブル発生時の緊急時のルールを事前に設けておくことで、従業員の安心感につながるほか、滞在先で適切な対応をしやすくなります。
また、交通費や宿泊費における、キャンセル料の発生への対応も記載しましょう。

そのほかの項目

そのほかの項目では、ここまでに明記しなかった細かな内容を記載します。自社で発生しそうな項目を洗い出し、人によって対応がバラバラになったり、不公平が生まれたりしない対策をしましょう。
規定がないときにあいまいになりやすい項目には、「旅費を支給しないケース」「得たポイントやマイルの取り扱い」「就業規則に記載していないことは誰が決めるのか」などがあります。

出張旅費規程を運用するポイント

新たに出張旅費規程を作成した際は、これらのポイントを意識してみましょう。

出張旅費規程の作成・存在を従業員に周知する

出張旅費規程は作成するだけではなく、従業員への周知が重要です。
出張が決定したあと、出張旅費規程を新たに設けたことを伝えるだけでは、ルールが浸透しづらいでしょう。周知が不十分だと、経費精算に関する作業にミスが発生しやすい、スムーズに申請できず負担が大きくなるといったことが起こるかもしれません。そのため、出張へ行く従業員だけではなく、経理担当などにも広く周知しましょう。
たとえば、従業員を集めて説明会を開き、出張旅費規程を設けたことのほか、「導入前とどう変わるのか」「何がいくらまで経費になるのか」「出張旅費や規定に関する相談窓口」などをしっかりと説明しましょう。

柔軟性をもたせる

宿泊費は、時期や土地などによって価格が大きく変わる可能性があったり、規定内の料金で予約がとれなかったりすることが考えられます。
また、緊急時の対応においても、従業員や会社に大きな損失が出ないよう柔軟性をもたせるようにします。たとえば、「原則◯◯だが、業務上緊急を要し、上長が認めたときは◯◯」などを記載します。

作成後は必要に応じて更新する

出張旅費規程は作成して終わりではなく、必要に応じて更新しましょう。
旅費に関する項目では、インフレや需要・供給の変化、税制改正、社会情勢などによって大きく変動する可能性があります。
たとえば宿泊費では、出張旅費規程を作成したときは1.5万円まで、と決めていた場合でも、ホテルの需要が増えて宿泊料金が高騰、実際にかかる宿泊費が規程よりも大幅に超えるといったことも起こるでしょう。
従業員から相談をされたとき、税制改正があったときなどは、内容の更新を検討する機会になります。

出張に関連する書類の保管方法も決めておく

出張旅費規程の運用とあわせて周知したいことが、関連する書類の保管方法です。
出張旅費規程の有無にかかわらず、支払いをしたときの領収証書は適切に保管する必要があります。
また、出張報告書や経費精算書といった書類も、作成・保管が必要です。これらの書類がない場合、税務調査時に「実際に出張を行った」と根拠を示せないため注意しましょう。
書類の保管は、出張者本人ではなく、経理や総務の担当者が行うこともあるでしょう。経理作業にかかわる従業員もあわせて、出張旅費規程、関連する書類の保管方法の認識をあわせておくと安心です。

出張旅費の相場【宿泊費・交通費・日当など】

宿泊費、日当の相場は次の通りです。

実際には、滞在先や滞在期間などさまざまな要素で、費用は上下します。また昨今は、物価高や円安の影響も受けていることから費用は上昇傾向です。
出張旅費規程で定める金額は、相場を参考にしつつ、過去の経費精算書や報告書などを見て参考にしてみましょう。

一人社長も出張旅費規程は必要？

労働基準法 第八十九条には、就業規則および出張旅費規程に関することが記載されています。常時10人以上の労働者がいる事業者は、就業規則を作成しなければならないといったもののため、一人社長は就業規則や出張旅費規程の作成・届出は不要です。
なお、一人社長が出張旅費規程を作成することで、適切な経費の処理ができるメリットはあります。出張の機会が多い方であれば、出張旅費規程を検討してみてもよいでしょう。

出張旅費の支払いに法人カードが便利な理由

出張先での支払いや、事前に支払う宿泊費や交通費の支払いをする手段は、現金払いや振り込みなどがありますが、出張先でも便利なのが法人カードです。
滞在先で法人カードを使うことにより、後日現金の立て替え払いが不要になります。海外の場合も、クレジットカードが使える店舗を利用すれば、持ち歩く現地通貨を減らすことも可能です。
さらに便利にするためには、会社が導入している会計ソフトなどと自動連携できる法人カードを使用しましょう。ソフトやシステムと法人カードを自動連携すれば、法人カードの利用明細が自動的に記録されます。
これにより、手動での仕訳が不要になるほか、「領収証書が発行されない支払いでの経費計上の漏れがなくなる」「領収証書を紛失しても支払った場所や金額を把握できる」といったメリットも得られ、現金払いよりもスムーズに経理作業ができるでしょう。

自社にあう法人カードを選ぶには？

法人カードの選び方には、次のポイントがあります。

経理作業を効率化するためには、自社で導入している会計ソフトや経費精算システムと自動連携できる法人カードを選ぶ必要があります。
出張機会が多い方は、「旅行傷害保険」「航空機遅延保険」「空港ラウンジサービス」「プライオリティ・パス」といった、旅行や出張に関するサービスが多いと便利です。

複雑な出張旅費の仕訳・経費の立て替えにも対応！「JCB法人カード」

「JCB法人カード」には次の3種類があり、出張の行き先や必要なサービスにあわせて選ぶことができます。

• 1 お切り替えの方は初年度年会費無料の対象となりません。
• 2 JCB法人カードを複数枚お持ちの場合、各カードにはそれぞれご利用可能枠の設定がありますが、同一発行会社のカードにおいて利用できる金額の合計は、カードの設定額のうちで最も高い金額の範囲内となります。一部対象とならないカードがあります。

※ 保険の適用には条件があります。
各種保険詳細（保険期間・適用条件など）は下のリンク先からご確認ください。

カード付帯保険のご案内はこちら

「JCB法人カード」はいずれも、従業員向けの追加カードの発行が可能です。従業員向けカードは複数枚発行できることに加え、年会費、発行手数料ともに無料のため、複数人の従業員が出張へ行く企業にも向いています。
「JCBゴールド法人カード」は、国内の主要空港、およびハワイ ホノルルの国際空港内にある空港ラウンジが利用できます。さらに「JCBプラチナ法人カード」では、空港ラウンジサービスのほか、日本を含む世界146の国や地域、600を超える都市にある1,800ヵ所の空港ラウンジが利用できる「プライオリティ・パス」も付帯しています。出張先にあわせて法人カードを選んでみましょう。
「JCB法人カード」は、次の会計ソフトと自動連携できます。

法人カードと会計ソフトを自動連携することで、法人カードの利用明細が自動的に会計ソフトに記録されます。出張先での支払いも記録されるため、経費計上の漏れを防ぐことができます。

一人社長・個人事業主にも！コストパフォーマンスが高い「JCB Biz ONE」

「JCB Biz ONE」は、個人事業主やフリーランス、法人の代表者が申し込める法人カードです。
「JCB Biz ONE」は2種類の法人カードがあり、年会費は「JCB Biz ONE 一般」が永年無料、「JCB Biz ONE ゴールド」が5,500円（税込）、初年度は無料で利用できます。また、年間100万円（税込）以上の利用で翌年度も年会費が無料になります。
「JCB Biz ONE ゴールド」は空港ラウンジサービスが付帯されているため、国内での出張がある方に便利です。また、ETCカードを1枚発行できるため、社用車やレンタカーでの出張機会がある方にも向いています。
「JCB Biz ONE」はいつでもポイントが2倍獲得できるため、ポイントをおトクにためながら法人カードを使いたい方に向いているでしょう。
各種会計ソフトと自動連携ができるため、経理作業の効率化も可能です。

従業員50名以上の大規模企業向け「JCBコーポレートカード」

「JCBコーポレートカード」は、従業員が50名以上の大規模企業や官公庁向けです。企業年会費は33,000円（税込）、個人年会費は無料です。
「JCBコーポレートカード」は指定の人数分が発行できるほか、部署ごと、費目ごとの発行も可能です。利用金額や利用先をカード別に設定できることから、社員による不正利用のリスクを軽減できます。
また、国内の主要空港、およびハワイ ホノルルの国際空港内にある空港ラウンジが利用できる空港ラウンジサービスのほか、海外・国内の旅行傷害保険、航空機遅延保険を付帯していることが特徴です。
「JCBコーポレートカード」では、次の経費精算システムと自動連携ができます。自動連携することで、利用明細が自動的に入力され、経理作業の効率化につながります。

大規模企業や官公庁向けの法人カードでは「パーチェシングサービス」も提供しています。カードレスのため、持ち歩きによる紛失リスクがありません。航空機など公共交通機関のチケットなどの支払いのほか、備品購入、通信費、広告費用など、非対面決済、登録型決済に向いています。
企業年会費、個人年会費ともに無料で、「JCBコーポレートカード」同様に、利用金額や利用先の制限、部署や費目別にカードを発行することも可能です。

パーチェシングサービスの詳細はこちら

よくある質問

出張旅費規程を作成するメリットを教えてください

出張旅費規程を作成することで、経費削減効果、節税が期待できます。

• 詳しくは「出張旅費規程を作成する目的・メリット」をご覧ください。

出張旅費規程の作り方を教えてください

出張旅費規程は、必要に応じて更新でき、電子申請による提出も考慮し、文書作成ソフトを用いるのがおすすめです。
出張旅費規程には、作成の目的や出張の定義、適用範囲、各種費用の詳細、計算方法などを記載します。

• 詳しくは「出張旅費規程の必要項目」をご覧ください。

出張手当の相場はいくらくらいですか？

出張手当の相場は、次の通りです。

• 国内出張の日当：3,000円前後／日
• 海外出張の日当：5,000円前後／日

これはあくまでも相場です。出張旅費規程を作成する際は、過去の記録を閲覧するなどして、自社にあう手当てを設定しましょう。

一人社長でも出張旅費規程は必要ですか？

労働基準法においては、一人社長の場合、出張旅費規程は不要です。
出張旅費規程を設けることで、必要以上に経費を使うことを防げるなどのメリットがあります。

個人事業主に出張旅費規程は必要ですか？

個人事業主の場合、出張旅費規程は不要です。不要ですが、経費の使い過ぎを防ぐ目的でルール作りをしておくのもよいでしょう。
個人事業主も、出張時の交通費や宿泊費は経費として計上できます。

• 掲載内容は予告なく変更となる場合があります。

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