経費精算とは、業務のために立て替えた費用を、証憑をもとに会社へ払い戻してもらう一連の手続きです。
正しく作業を行うためには、経理担当者だけではなく、申請者などもフローや内容を十分に理解しておく必要があります。
本記事では、経費精算の基礎知識から、立て替え払いと仮払いそれぞれの具体的な流れ、必要書類をわかりやすく解説します。

経費精算とは

経費精算とは、従業員が一時的に立て替えた費用を、会社が払い戻すための一連の作業を指します。
たとえば、従業員が取引先への移動でタクシー料金を自分の財布から支払ったあと、申請書類などを提出し返金を受けるといった作業が経費精算です。
経費精算では、領収証書やレシートなどの「事業のために使用したことがわかるもの」を会社に提出する必要があります。従業員が支払った費用を立て替えるだけではなく、経理担当者や経営者が、「従業員の経費の支払いは適切なものであるか」を確認する作業も含めて経費精算となります。

経費と費用の違い

費用とは、売上原価や販売費、一般管理費など、会計上その期間の収益から差し引かれる項目です。
経費とは、費用のうち事業活動に関連して支出した費用を指します。経費は費用に含まれ、「費用のうち、事業のために使われたもの」が経費にあたります。
経費として計上できるのは、事業活動を行い収益を得るために必要となった費用に限られ、どのような費用でも経費として認められるわけではありません。

主な経費精算の種類

経費精算の種類を分ける際、「小口精算」「交通費精算」「旅費精算」の3種類に区別されることがあります。

「経費」としてまとめるのではなく、3種類に分けることで、社内規定を設ける、予算管理を行う際の基準を作りやすくなります。また、会計処理を行う際の勘定科目の区別もしやすくなるでしょう。

経費精算の目的・必要性

経費精算には従業員が使用した経費を返金するだけではなく、次のような目的があります。

• 会計の正確性を確保する
• 税務上の要件を満たす
• 従業員の負担を軽減する
• 不正を防止する

発生した経費を漏れなく記録することは、会計の正確性を確保することにつながります。領収証書などの証憑を適切に保管しておくことで、インボイス制度に対応した税務処理も可能です。従業員が立て替えた経費を迅速に精算することは、金銭的な負担を減らし、モチベーションの低下防止にもつながるでしょう。
さらに、申請・承認・経理処理の担当を分けるなど、明確なプロセスを設けることは、経費の水増しや架空請求といった不正の防止にも役立ちます。
経費精算では、目的を理解することに加え、業務の負担を軽くする工夫も重要です。法人カードを導入すれば、立て替えや現金管理の必要がなくなります。あわせて、正確な記録と不正防止にもつながります。

• 法人カードが経費精算に役立つ理由は「法人カードを用いた経費精算方法」をご覧ください。

経費にできる費用・できない費用

支払ったものが経費にできるかどうかは、「事業の運営に関連する支出か」「売り上げに関係する支出か」を基準に判断します。たとえば、次のようなものは経費にできます。

一方で、次のようなものは経費にすることが難しいでしょう。

経費について不明な点があれば、税理士などに相談して判断するのが望ましいでしょう。

［立て替え払い］経費精算の業務フロー

従業員が現金などで立て替え払いをした際の、経費精算のフローは次の通りです。

実際には企業によってルールが異なるため、社内規定などに沿って手続きを進めましょう。
ここからは、フローの詳細を解説します。

1. ［申請者］支払いをして領収証書を受け取る

業務に必要な支払いを行い、その証明として領収証書やレシートを受け取ります。クレジットカードで支払った場合も、取引内容を確認できる領収証書や請求書などの証憑を適切に保管します。なお、仕入税額控除を受けるには、原則として適格請求書（インボイス）の保管が必要です。
受け取った領収証書などが適格請求書の要件を満たしているか、あわせて確認することが重要です。

2. ［申請者］経費精算の書類作成などの処理をする

受け取った領収証書をもとに、経費精算書を作成します。経費精算書は、申請者が費用の精算を申請するために作成する書類で、経費の種類、金額、日付、目的などの必要事項を記載しましょう。
領収証書などの証憑書類を添付し、経理担当者や上長に提出します。「支払いをした日から◯営業日以内に申請する」といった申請期限のルールに従いましょう。ただし、書類の紛失リスクなどを考慮すると、早めの提出が望ましいでしょう。

3. ［上長・経理担当者］確認・承認作業を行う

申請者から提出された経費精算書と証憑書類の内容に誤りがないか、上長や経理担当者が確認します。
社内規定に沿った申請内容になっているかどうかもあわせてチェックしましょう。内容に不備があった場合は、申請者に差し戻します。

4. ［経理担当者］申請者に精算金を支払う

承認された内容にもとづき、経理担当者が申請者へ立て替え金を支払います。
支払い方法は、少額であれば小口現金、金額が大きい場合は給料などとともに銀行振込が一般的です。
支払いと同時に、適切な勘定科目での会計処理も行いましょう。

［仮払い］経費精算の業務フロー

次は、あらかじめ従業員が現金を受け取って支払った際の、経費精算のフローを紹介します。
金額が決まっていないときや、従業員が立て替えるには高額なときなど、概算で現金を渡すことを「仮払い」といいます。たとえば従業員が出張をする際、出発前に社内で申請をして現金を受け取り、現地で支払いをします。従業員が出張から帰ってきたあとに経費の過不足を精算する流れが仮払いです。
先ほど紹介した「立て替え払い」とは異なり、従業員が支払いをする前の手続きが増えることが特徴です。仮払いをする際の経費精算のフローは次の通りです。

実際には企業によってルールが異なるため、社内規定などに沿って手続きを進めましょう。
ここからは、フローの詳細を解説します。

1. ［申請者］仮払申請書を提出する

出張や大きな支出が見込まれる場合、事前に申請者が仮払申請書を作成し提出します。
申請書には、申請日、精算予定日、仮払希望額、使用目的などを記載するのが一般的です。見積もりの金額に大きな誤差が出ないよう、想定される費目をできる限り具体的に書き出しましょう。

2. ［上長・経理担当者］確認・承認作業を行う

申請内容が業務上妥当かどうか、上長や経理担当者が確認します。
仮払いの金額が社内規定で定めた上限内に収まっているかもチェックしましょう。内容に問題がなければ承認します。

3. ［経理担当者］仮払金を申請者に支払い、会計処理をする

承認された仮払申請にもとづき、経理担当者が申請者へ仮払金を支払います。
この時点では資金使途や金額が確定していないため、勘定科目は「仮払金」として処理します。

4. ［申請者］支払いをして領収証書を受け取る

申請者は仮払金を使って支払いを行い、その証明として領収証書を受け取ります。
支払った内容・金額と、事前の申請内容にズレがないかを意識しておくと、後の精算がスムーズになるでしょう。

5. ［申請者］経費精算の書類作成などの処理をする

申請者は受け取った領収証書をもとに、経費精算書を作成します。
仮払金の金額と、実際にかかった金額との差額を明記しましょう。領収証書などの証憑書類を添付し、上長や経理部門に提出します。

6. ［上長・経理担当者］確認・承認作業を行う

提出された経費精算書と証憑書類の内容に誤りがないか、上長や経理担当者が確認します。
仮払金額と実費の差額が適切かどうかもあわせてチェックしましょう。

7. ［経理担当者］過不足分の精算・会計処理を行う

経理担当者は、承認された内容にもとづき、仮払金と実費の過不足を精算します。仮払金に余りがあれば申請者から返金を受け、不足していれば追加で支払います。
精算が完了した時点で、仮払金の勘定を旅費交通費などの正式な勘定科目に振り替える会計処理を行いましょう。

経費精算に必要な書類

経費精算のためには、経費精算書と、領収証書やレシートなど支払いを行ったことがわかるものが必要です。
経費精算書は、いつ・どこで・どのような目的で支払いをしたかが明確にわかるよう記入しなければなりません。主に次のようなことを記入します。

• 申請者個人に関する情報（氏名・部署名など）
• 申請日
• 利用日
• 支払先（店舗名・サービス名など）
• 金額
• 支払目的

経費精算書は、経費の種類に応じたフォーマットで作成しましょう。小口精算書、交通費精算書、出張旅費精算書、仮払経費精算書などの種類を用意しておきます。
また経費精算に関する証憑は、税法上定められた方法・期間で保存する必要があります。特に、メールやウェブなどで電子的に受け取った請求書・領収証書などの電子取引データは、電子帳簿保存法の要件に沿って電子データのまま保存する必要があります。

経費精算に必要な書類の保管期間

法人の場合、経費精算に関連する書類は原則7年間の保管が必要です。また、青色申告で繰越欠損金（赤字）の控除を受ける場合は、10年間の保管が必要です。
個人事業主の場合、領収証書などの書類は、白色申告なら5年、青色申告なら7年の保管が必要です。なお、青色申告のうち領収証書など現金預金取引等関係書類は、前々年度の所得が300万円以下の場合は5年の保管となります。

経費精算に必要な書類がない場合の対処法

領収証書が発行されないものとして、電車やバスなどの交通費、自動販売機での購入、香典や祝儀といった慶弔関連費などがあります。

これはあくまでも例で、実際には社内規定に沿った処理をしましょう。
領収証書を紛失してしまったときは、支払日や支払先、商品の名称、金額などの詳細がわかる書類を作成し、出金伝票で処理をします。
なお、領収証書を自分で作成することは、経理上の不正にあたる行為であり、行ってはなりません。

経費精算を効率化する方法

経費精算業務の負担には、申請ミスや差し戻しの多さ、領収証書の管理負担など、さまざまな原因があります。効率化を図るには、ルールを周知したうえでいくつかの方法を組み合わせることが効果的です。
ここでは、経費精算を効率化するための3つの方法を紹介します。

• 経費精算に関する社内規定を設ける

• 経費精算システムを活用する

• 現金払いから法人カードなどのキャッシュレスに変更する

経費精算に関する社内規定を設ける

経費の対象範囲や申請期限、金額の上限などのルールを明文化しておくことが、効率化の軸です。
ルールが曖昧なままでは、申請内容の判断が担当者ごとに異なり、差し戻しや確認作業が増える原因になります。作成フローや、OK例・NG例など、誰が見てもわかるような書類の見本などがあるとよいでしょう。
ただし、社内ルールを整備するだけでは属人化が進んでしまうことも考えられます。ルールをシステム上で自動チェックできる仕組みとあわせて検討することで、標準化しやすくなります。

経費精算システムを活用する

紙やExcelでの手作業運用は、入力ミスや二重申請、確認作業の煩雑さにつながりやすくなります。
経費精算システムを導入すれば、申請から承認、仕訳、会計ソフトとの連携までを一元化でき、手入力などの作業を削減できます。
未承認・差し戻しの通知機能などを活用すれば、手続きの抜け漏れも防ぎやすくなるでしょう。

現金払いから法人カードなどのキャッシュレスに変更する

現金での立て替え払いや小口現金管理は、紛失リスクや出納管理に時間がかかることがあります。
法人カードを導入すれば、従業員が現金を立て替える必要がなくなり、支払いと同時に利用明細がデータとして残ります。経費精算システムと連携させれば、利用明細を自動で取り込めるため、金額や支払先の相違といった入力ミスを防ぎやすくなります。
また、現金と比較して、不正利用のリスク低減や、経費の透明性向上も期待できます。

• 従業員向けの追加カードも発行できる法人カード「JCB法人カード」

法人カードを用いた経費精算方法

経費の支払いに法人カードを用いることで、次のようなメリットを享受できます。

• 従業員が自分の現金を支払う負担がなくなる
• 仮払いに関する事前の書類申請の手続きがなくなる
• 過不足分の精算がなくなる

現金で立て替える場合は、経理担当者による会計ソフトへの入力や振り込みなどの手続きが必要です。一方、法人カードを導入すると、これらの手続きの多くが不要になり、精算までの一連の流れを大幅に簡素化できます。

このように、支払いをする従業員だけではなく、小口現金管理や振込作業などを行う経理担当者の負担を軽減できます。
また、法人カードと経費精算システム、会計ソフトなどを自動連携することで、法人カードで支払いをした利用明細が自動的に記録され、手動による仕訳が不要になります。これまで紙で経費精算書を作成していた場合、ペーパーレス化にもつながり、さまざまな面でのメリットが期待できるでしょう。

経費精算以外の法人カードのメリット

経費精算に関するさまざまな負担軽減ができる以外にも、法人カードには幅広いメリットがあります。

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よくある質問

経費精算とはどのようなものですか？

経費精算とは、従業員が業務のために一時的に立て替えた費用を、会社が払い戻す一連の作業を指します。経費精算には、領収証書やレシートなど、費用を事業のために使用したことがわかる証憑の提出が必要です。
単なる払い戻しではなく、経理担当者や上長が支払内容の妥当性を確認する作業も経費精算の作業に含まれます。

経費精算のやり方を教えてください

経費精算には主に「立て替え払い」と「仮払い」の2つがあります。
立て替え払いは、支払いをしたあと経費精算書などの書類を作成し、提出します。その後、上長や経理担当者が確認・承認し、精算金の支払いをするといった流れです。
一方仮払いは、事前に申請書を提出して仮払金を受け取り、実際に支払いを行ったあとで過不足分を精算する流れです。
どちらも、実際の運用ルールは企業の社内規定によって異なります。

• ［立て替え払い］経費精算の業務フロー

• ［仮払い］経費精算の業務フロー

経費精算の必要性を教えてください

経費精算には、主に次の目的があります。

• 会計の正確性を確保する
• 税務上の要件を満たす
• 従業員の負担を軽減する
• 不正を防止する

発生した経費を漏れなく記録することは、正確な会計処理や適切な税務対応につながります。さらに、迅速な精算は従業員の金銭的負担を減らし、承認プロセスは不正の抑止にも役立ちます。

経費精算を効率化する方法はありますか？

経費精算に関する社内規定を決め、判断基準を統一することが大切です。
また、経費精算システムなどを導入することで、申請から承認、会計処理までを一元化でき、紙やExcelなどでの作業と比較して効率化が期待できます。
さらに、現金払いから法人カードなどのキャッシュレス払いに切り替えることで、立て替えを行う従業員の負担も軽減できます。法人カード、経費精算システムなどを組み合わせることで、申請ミスや差し戻し、確認作業といった一連の負担軽減につながるでしょう。
JCBの法人カードは、各種会計ソフト、経費精算システムなどと自動連携できます。さらに、「JCB Biz ONE」「JCB法人カード」の会員であれば、会員専用の資金管理・改善ポータル「Cashmap（キャッシュマップ）」の利用も可能です。
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経費として計上できるもの・できないものを教えてください

経費として計上できるかどうかを判断する際は、事業の運営や売り上げに関連する支出であるかを考えてみましょう。
経費にできるものの例は、次の通りです。

• 旅費交通費
• 消耗品費
• 水道光熱費
• 交際費
• 広告宣伝費

一方、経営者や従業員のプライベートに関する費用、法人税・法人住民税などの税金は経費にできません。判断に迷う場合は、税理士などの専門家に相談しましょう。

• 掲載内容は予告なく変更となる場合があります。

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